Канцтовары в офис: как выбрать, сколько купить и на чем сэкономить?

Если верить официальной антропологии, человек становился «человеком разумным» по мере развития орудий труда. Орудия труда нынешнего «человека офисного» - канцелярские принадлежности. Как правильно выбрать товары для офиса и бизнеса? Как обеспечить рабочий процесс, не потратив лишних денег? Получится ли избежать типичных ошибок при закупке товаров для офиса оптом? Об этом и не только в нашей статье.

Какие задачи решает правильный выбор канцтоваров?

Обеспечивать непрерывный рабочий процесс – это значит, что офисных принадлежностей должно хватать. Бумага не должна закончиться среди месяца. Сотрудник не должен тратить время на поиск дырокола в соседнем отделе.

Вкладываться в оптимальный бюджет – это о балансе между количеством, ценой и качеством. Для повседневной работы не нужны брендовые ручки каждому сотруднику (и даже топ-менеджерам их закупать не обязательно), но и ломаться от каждого неосторожного движения – тоже не лучший вариант. Экономия на закупке канцтоваров не должна быть самоцелью.

Сделать канцтовары частью мотивации – сотрудники будут работать с большей отдачей, чувствуя, что компания о них заботится. А один из видов заботы – обеспечивать хорошими канцелярскими принадлежностями.

Формировать имидж компании – при визите партнеров в ваш офис в глаза могут броситься мелочи. Поломанные линейки или мятые файлы создадут не лучший фон. А принадлежности, подобранные в едином стиле, подчеркнут серьезность вашей компании. Один из простых вариантов – подбирать качественные канцтовары в своей корпоративной цветовой гамме. Более дорогой, но очень эффектный – заказывать товары для офиса оптом с нанесенным на них логотипом вашей компании.

Не дать закупке превратиться в целый бизнес-процесс – если, конечно, это не ваш основной вид деятельности. Мониторинг цен, изучение рынка, поиск поставщиков – это не должно занимать слишком много времени и отрывать от основных процессов.

Что нужно и в каком количестве?

Оптимальный набор канцтоваров для офиса зависит от сферы деятельности. Мастхэв для юридической компании будет отличаться от того, что нужно для дизайнерского бюро.
Мы предлагаем взять за основу такой усредненный стартовый перечень:

• Принадлежности на 2 месяца на одного человека (принадлежности, которые расходуются, быстро используются, изнашиваются или ломаются):
• Бумага для ксерокса и принтера — 2 пачки
• Ручки с синей или фиолетовой пастой — 2-5 шт.
• Ручки с черной, зеленой, красной пастой —1 каждого вида
• Простые карандаши средней твердости — 2 шт.
• Прозрачные файлы —100 шт.
• Скоросшиватели – 5-7 шт.
• Папки-регистраторы — 2 шт.
• Скрепки — 1 упаковка
• Скобы для степлера — 1 упаковка
• Стикеры и/или бумага для заметок — 1 блок
• Зажим для бумаг — 10 шт.
• Корректор — 1 шт.
• Линейка — 1 шт.
• Маркеры для выделения текста—3 шт. разного цвета
• Клей карандаш – 1 шт.

Такой примерный перечень можно откорректировать под свои нужды и умножить на количество сотрудников. Мы рекомендуем после закупки не раздавать все принадлежности сотрудникам, а хранить в отдельном месте, откуда каждый будет брать необходимое по мере надобности. Через два месяца так будет легко посчитать, что осталось (и следовательно – чего нужно закупать меньше).
Еще лучше завести отдельную тетрадь, где каждый сотрудник будет отмечать, что и в каком количестве взял из запасов. Это не столько для контроля, сколько для осознанного рационального использования.

• Принадлежности разового приобретения (на год или больше) на одного человека:
• Записная книжка или ежедневник – 1 шт.
• Подставка для письменных принадлежностей – 1 шт.
• Лоток для документов – 3 шт.

• Принадлежности, которые приобретаются по штуке на несколько человек или на отдельный кабинет:
• Дырокол – 1 шт.
• Ножницы – 1 шт.
• Степлер – 1 шт.
• Анти-степлер – 1 шт.
• Корзина для мусора – 1 шт.

• Оборудование для конференц-зала или комнаты для совещаний (переговоров)
• Магнитно-маркерная доска или флипчарт
• Магниты
• Маркеры для доски
• Маркеры для флипчарта
• Бумага для флипчарта
• Губка для доски
• Очищающее средство для доски

Может возникнуть вопрос: обязательно ли покупать специальные маркеры для доски и флипчарта? Однозначно - да, если вы хотите, чтобы доска долго сохраняла свой вид и функциональность, а рисунки и надписи не пропечатывались на следующий чистый лист.

На чем и как сэкономить без ущерба работе?

Экономия – вещь хорошая, но только когда она оправдана.
Если ставить жесткие ограничения на использование сотрудниками ресурсов, то они могут привести к перерывам в работе (нужна бумага, а она закончилась, а дополнительное приобретение запускает долгий процесс согласования), стрессу и демотивации сотрудников.
Если покупать только самые дешевые вещи, то они могут или часть ломаться (а значит надо снова тратиться и приобретать дополнительные), или, что еще плачевнее, приводить в негодность оргтехнику. Например, если использовать в принтере не подходящую для него бумагу.
Как же найти ту самую золотую середину?

• Вести учет расхода канцтоваров

Как мы уже писали выше, очень полезно фиксировать расход канцтоваров. Это помогает и дисциплинировать сотрудников, и не покупать лишнего. Если же из периода в период какая-то категория канцелярских принадлежностей расходуется слишком быстро – есть смысл понять причины этого и, возможно, что-то откорректировать в организации процесса работы.

• Внедрять современные процессы

Все больше компаний сейчас вводят у себя электронный документооборот. Это позволяет существенно экономить на бумаге, чернилах принтеров, пишущих принадлежностях и пр. Разрабатывается все больше платформ, которые позволяют не только сократить расходы на канцтовары, но и оптимизировать бизнес. Среди многообразия сервисов мы можем порекомендовать M.E.Doc и СОТА.

• Обновлять ассортимент закупок

Технологии производства канцтоваров не стоят на месте. И теперь доступными становятся товары, которые более экономичны в использовании. Например, длина линии, которую можно беспрерывно написать стержнем масляно-шариковой ручки, на 20% больше, чем у обычной шариковой. Конечно, самостоятельно изучать канцелярские магазины в Киеве и других городах не просто. Поэтому лучше иметь своего персонального менеджера у поставщика.

• Получать скидки у поставщиков

Как известно, скидка растет вместе с ростом объема закупок. Поэтому есть смысл выбирать поставщиков, которые могут снабжать вас полным ассортиментом того, что нужно в офисе. Это и канцтовары, и хозяйственные товары для офиса, и техника. И даже чай, кофе и продукты питания!
А чтобы у вас не было необходимости тратить время на поиск такого универсального поставщика – обращайтесь к нам: +380(44) 406-40-00 sale@officepro.com.ua или оставляйте свои контакты в окошке чата прямо на сайте! Мы, как настоящие монстры канцелярии, обеспечим вас всем необходимым.